1. Écrire l'objectif en une phrase
« Présenter le plan de l'année à 120 managers et les faire travailler dessus. » Cette phrase dit déjà la jauge, le besoin d'une plénière et d'ateliers. Sans elle, on choisit un lieu au coup de cœur et on découvre ensuite qu'il ne convient pas.
2. Fixer la date avec une marge
Pour un séminaire sur mesure de plus de 500 personnes, comptez 2 à 4 mois de préparation ; 9 à 12 mois pour un événement international. À Bordeaux, évitez les dates des grands salons et congrès : les salles et les hôtels sont alors très demandés. [Calendrier des grands salons bordelais à vérifier pour votre date.]
3. Choisir le lieu sur trois critères
- La jauge dans votre configuration (théâtre, classe ou banquet).
- L'accès : depuis la gare Saint-Jean et l'aéroport de Mérignac pour les participants, quai de livraison pour le matériel.
- Ce que le lieu permet à la technique : électricité, accroches, horaires de montage.
Voir aussi notre carte des salles.
4. Construire le programme
Une plénière courte vaut mieux qu'une longue. Alternez temps d'écoute et temps de travail, et placez le team building l'après-midi, quand l'attention baisse. Prévoyez les trajets si l'activité se passe dans un domaine viticole.
5. Chiffrer la technique avec le lieu
Son, écran, micros, régie : ce poste varie beaucoup selon la salle. Un lieu bien équipé peut le réduire ; un lieu atypique peut le doubler. C'est pourquoi notre directeur technique intervient dès le choix du lieu.
